Консалтинговая Компания "Деловой Квартал"

Сегодня традиционные ответы на ваши вопросы в рубрике «Спросите Доктора»🤗
Очень интересный вопрос  задал наш читатель :
Сотрудник приобрел в подотчет по заявке руководителя сувениры, но подтверждающие документы к авансовому отчету приложить не смог. Как можно списать такие подотчетные суммы?😱
Проблема достаточно распространенная, поэтому не забудьте про ❤️ и давайте разбираться😉
⠀
Во-первых, не забываем, что если работник не отчитался за подотчетные средства, у него может  возникнуть облагаемый НДФЛ доход (Президиум ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011).
⠀
Поэтому отчитаться он должен в любом случае!
Как это сделать в нашей 👆ситуации?
⠀
Во-вторых, необходимо разделить учет расходов в бухучете и в налоговом учете.
⠀
❇️Авансовый отчет принимайте к бухучету, а указанную в нем сумму учитывайте в расчетах с подотчетным лицом, если отчет УТВЕРЖДЕН РУКОВОДИТЕЛЕМ!
⠀
Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Кассовый чек и накладные — не единственное доказательство добросовестности сотрудника.
⠀
Для целей бухучета учета оплату можно подтвердить и другими документами. По нашему мнению нужно оформить:
1. Заявление подотчетника о том, что он утерял документы и восстановить не представляется возможным. В связи с эти он просит руководителя принять приобретенные ТМЦ и списать с него подотчетные суммы.
⠀
2. Создать приказом руководителя комиссию, которая подтвердит фактическое наличие приобретенных сувениров . Составляется Акт, лучше приложить фото сувениров.
3. Оформите приказ руководителя о списании с подотчетника суммы и оприходовании сувениров в бухучете.
⠀
❇️В налоговом учете наоборот есть четкие требования к документам, которыми подтверждаются расходы- они должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ
⠀
Если у авансового отчета нет подтверждающих документов или эти документы оформлены с нарушениями, то расходы  по такому авансовому отчету в целях налогообложения прибыли не признаются (Письмо Минфина от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
⠀